L'agent signale le fait ou l'acte à son supérieur hiérarchique, direct ou indirect ou à un référent alerte désigné par son employeur.

Si le destinataire de l'alerte ne donne aucune suite au signalement dans un délai raisonnable, l'agent peut porter les faits à la connaissance d'une des autorités suivantes :

• Procureur de la République
• Autorité administrative compétente (Haute autorité pour la transparence de la vie publique, Agence française anticorruption, etc.)
• Ordres professionnels

Si aucun de ces destinataires ne donne suite au signalement dans les 3 mois, l'agent peut rendre l'information publique par le biais des médias, d'associations, d'ONG ou de syndicats.

Les administrations suivantes sont tenues d'établir une procédure de recueil des signalements :

• Administrations de l’État
• Organismes publics d'au moins 50 agents
• Communes de plus de 10 000 habitants
• Départements et régions et leurs établissements publics
• Établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre regroupant au moins une commune de plus de 10 000 habitants
• Autorités publiques indépendantes d'au moins 50 agents et autorités administratives indépendantes

La procédure précise notamment les conditions dans lesquelles l'agent adresse son signalement et fournit les faits, informations ou documents à l'appui de son signalement quand il dispose de ces éléments.

Elle précise également les conditions dans lesquelles l'agent est informé de la réception de son signalement et le délai nécessaire à l'examen de sa recevabilité. Elle précise les conditions dans lesquelles il est informé des suites données.

La procédure de signalement garantit la confidentialité de l'auteur du signalement, des faits en cause et des personnes visées.

Elle prévoit la destruction des éléments du dossier de signalement portant sur l'identité de l'auteur et des personnes visées si aucune suite n'est donnée.

L'administration fait connaître la procédure de recueil des signalements aux agents par tout moyen (notification, affichage, publication, ...).

L'agent peut aussi choisir d'adresser son signalement au Défenseur des droits pour être orienté vers l'organisme compétent. L'agent doit obligatoirement adresser sa saisine au Défenseur des droits par écrit sous double enveloppe :

• L'enveloppe intérieure doit contenir tous les éléments d'information qui motivent le signalement, être fermée et comporter la seule mention suivante : Signalement d'une alerte selon la loi du 9 décembre 2016 effectuée le (date de l'envoi).
• L'enveloppe extérieure doit contenir l’enveloppe intérieure et comporter l'adresse du Défenseur des droits.

Le respect de ces règles d'envoi est impératif pour garantir la confidentialité des informations transmises.

Un accusé de réception est adressé à l'auteur de l'envoi.

Le document comporte un numéro identifiant qui sera ensuite utilisé pour les échanges avec le Défenseur des droits.

Pour protéger la confidentialité des échanges, tous les courriers adressés ensuite au Défenseur des droits devront suivre la même procédure de double enveloppe.